HoffmannHub service terms / Tjenestevilkår

Version: 1.0
Effective date: 24 August 2026

Dansk

1. Parter og anvendelse

Disse vilkår gælder for kundens adgang til og brug af HoffmannHub, som leveres af Butik Dalsgaard ApS, binavn Hoffmann Erhverv ApS, CVR 42093491, Næstvedvej 27, 4720 Præstø ("Leverandøren").

Vilkårene indgår sammen med den enkelte kundeaftale, ordre eller anden skriftlig aftale mellem Leverandøren og kunden. Ved modstrid har den særskilte kundeaftale forrang.

2. Tjenestens formål

HoffmannHub er et drifts- og regnskabsunderstøttende system. Tjenesten kan blandt andet indsamle og strukturere data fra kundens valgte kildesystemer, understøtte kasseoptælling, vise nøgletal, foreslå klassifikationer og afstemninger samt oprette eller forberede kladdemateriale til kundens økonomisystem.

HoffmannHub er ikke kundens autoritative hovedbog og erstatter ikke kundens økonomisystem, lovpligtige regnskabsmateriale eller professionelle vurdering.

HoffmannHub er en privat, invitationsbaseret tjeneste for Leverandøren og udvalgte kunder. Offentlige informations-, privatlivs- og aftalesider giver ikke ret til adgang, oprettelse eller tilslutning til tjenesten.

3. Kundens ansvar og godkendelse

Kunden er ansvarlig for:

• at de oplysninger, konti, momskoder, mappings og instrukser, som kunden godkender, er korrekte;
• at kontrollere bogføringsforslag, afstemninger og undtagelser før godkendelse eller bogføring;
• at sikre, at brugere kun får den adgang, deres arbejdsopgaver kræver;
• at have de nødvendige rettigheder og behandlingsgrundlag til de data, der overføres til HoffmannHub;
• at overholde regnskabs-, skatte-, ansættelses- og databeskyttelsesregler, der gælder for kundens virksomhed.

Kladdelinjer og forslag må ikke anses som endeligt bogførte eller godkendte, før kundens bemyndigede bruger har gennemført den relevante kontrol i HoffmannHub eller det tilsluttede økonomisystem.

4. Brugere og adgang

Administratorer og ledere kan få personlig adgang. Operationelle medarbejdere kan, hvis kunden aktiverer det, anvende personligt medarbejder-ID og PIN på en godkendt enhed. Kunden skal straks tilbagekalde adgang for fratrådte eller uvedkommende brugere og informere Leverandøren om mistanke om kompromittering.

Kunden må ikke forsøge at omgå adgangskontrol, sikkerhedsmekanismer eller brugsbegrænsninger.

Adgang oprettes alene af Leverandøren eller efter Leverandørens udtrykkelige godkendelse. Der tilbydes ikke fri eller offentlig selvbetjeningsoprettelse.

5. Integrationer og tredjepartstjenester

HoffmannHub kan integrere med tjenester som Cloudbeds, Zettle, e-conomic, Nets, Booking.com, PayPal, banker og andre systemer valgt af kunden. Kunden er selv ansvarlig for sine aftaler, licenser og adgangsrettigheder hos disse tredjeparter.

Leverandøren er ikke ansvarlig for tredjepartstjenesters tilgængelighed, ændringer, datakvalitet eller handlinger. Ændringer i en tredjeparts API eller vilkår kan kræve ændringer i HoffmannHub eller medføre midlertidigt begrænset funktionalitet.

6. Datakvalitet og automatisering

HoffmannHub anvender dokumenterede regler og kildereferencer. Ukendte eller tvetydige poster kan sættes til manuel kontrol frem for at blive gættet. Kunden accepterer, at automatisk matching og klassifikation kan kræve menneskelig vurdering.

Leverandøren tilstræber idempotente importer, sporbarhed og kontroltotaler, men kunden skal fortsat foretage rimelige kontroller af perioder, beløb og fuldstændighed.

7. Tilgængelighed, vedligeholdelse og ændringer

Tjenesten leveres som en løbende cloudtjeneste. Leverandøren tilstræber stabil drift, men garanterer ikke uafbrudt eller fejlfri adgang. Planlagt vedligeholdelse og nødvendige sikkerhedsopdateringer kan gennemføres uden forudgående varsel, når det er rimeligt nødvendigt.

Væsentlige ændringer, der reducerer aftalt kernefunktionalitet, varsles så vidt muligt. Leverandøren kan ændre eller udfase funktioner, når det er nødvendigt på grund af lovgivning, sikkerhed, tredjepartsændringer eller teknisk vedligeholdelse.

8. Fortrolighed og personoplysninger

Parterne skal behandle hinandens fortrolige oplysninger fortroligt. Leverandørens behandling af personoplysninger er beskrevet i privatlivspolitikken og, når Leverandøren behandler oplysninger på kundens vegne, i databehandleraftalen.

API-nøgler og andre integrationshemmeligheder må kun behandles via godkendte, serverbaserede processer og må ikke deles i almindelig e-mail, chat eller dokumenter.

9. Immaterielle rettigheder

Leverandøren og dennes licensgivere beholder alle rettigheder til HoffmannHub, herunder software, design, dokumentation og generiske mappings. Kunden beholder rettighederne til sine egne data og materialer.

Kunden giver Leverandøren den begrænsede ret til at behandle kundedata i det omfang, det er nødvendigt for at levere, sikre, supportere og dokumentere tjenesten.

10. Betaling

Priser, betalingsbetingelser og eventuelle forbrugsgrænser følger kundeaftalen. Kunden afholder egne omkostninger til blandt andet e-conomic, Cloudbeds, Zettle, Vercel, Supabase eller andre tredjeparter, medmindre andet udtrykkeligt er aftalt.

11. Ansvarsbegrænsning

HoffmannHub er et støtteværktøj. Leverandøren er ikke ansvarlig for kundens endelige bogføring, momsangivelser, skatteforhold, løn, betalinger eller lovpligtige indberetninger.

Leverandøren er ikke ansvarlig for indirekte tab, driftstab, tabt avance, tab af goodwill eller tab som følge af tredjepartstjenester. Leverandørens samlede ansvar er begrænset til det højeste beløb af kundens betaling til Leverandøren for HoffmannHub i de seneste 12 måneder og 100.000 kr., medmindre andet følger af ufravigelig lov.

Ansvarsbegrænsningen gælder ikke ved forsæt eller grov uagtsomhed, brud på fortrolighed eller ansvar, som ikke lovligt kan begrænses.

12. Suspension

Leverandøren kan midlertidigt suspendere adgang, hvis det er nødvendigt for at afværge en sikkerhedsrisiko, ulovlig brug, væsentlig misligholdelse eller skade på tjenesten eller andre kunder. Kunden informeres hurtigst muligt, medmindre lovgivning eller sikkerhedshensyn forhindrer det.

13. Varighed og ophør

Aftalens varighed og opsigelse følger kundeaftalen. Ved ophør ophører kundens adgang. Operationelle kundedata returneres eller slettes efter kundens valg og i overensstemmelse med databehandleraftalen senest 30 dage efter ophør. Dette gælder med forbehold for regnskabsmateriale eller anden dokumentation, som efter kundens instruks eller lovgivningen skal opbevares længere, samt sikkerhedskopiers normale overskrivningscyklus.

Kunden skal inden ophør hente de rapporter og det materiale, som kunden ønsker at bevare, medmindre anden eksport er aftalt.

14. Lovvalg og værneting

Vilkårene er underlagt dansk ret. Tvister afgøres ved de danske domstole med Leverandørens hjemting som aftalt værneting, medmindre parterne aftaler mediation, voldgift eller andet i kundeaftalen.

15. Kontakt og ændringer til vilkårene

Spørgsmål kan sendes til privacy@hoffmannhub.dk.

Leverandøren kan opdatere vilkårene. Væsentlige ændringer varsles med rimeligt varsel og gælder tidligst fra den meddelte ikrafttrædelsesdato. Den version, der er inkorporeret i en eksisterende kundeaftale, ændres kun i overensstemmelse med kundeaftalen.

English

1. Parties and application

These terms govern the customer's access to and use of HoffmannHub, supplied by Butik Dalsgaard ApS, secondary name Hoffmann Erhverv ApS, Danish company registration number 42093491, Næstvedvej 27, 4720 Præstø, Denmark (the “Supplier”).

The terms form part of the customer-specific agreement, order or other written agreement between the Supplier and the customer. The customer-specific agreement prevails in the event of conflict.

2. Purpose of the service

HoffmannHub is an operational and bookkeeping support system. The service may collect and structure data from customer-selected source systems, support cash counts, display management information, suggest classifications and reconciliations, and create or prepare draft journal material for the customer's accounting system.

HoffmannHub is not the customer's authoritative general ledger and does not replace the customer's accounting system, statutory accounting records or professional judgement.

HoffmannHub is a private, invitation-only service for the Supplier and selected customers. Public information, privacy and contract pages do not confer any right to access, register for or connect to the service.

3. Customer responsibility and approval

The customer is responsible for:

• the accuracy of information, accounts, VAT codes, mappings and instructions approved by the customer;
• reviewing bookkeeping proposals, reconciliations and exceptions before approval or posting;
• granting users only the access required for their duties;
• having the necessary rights and lawful basis for data transferred to HoffmannHub; and
• compliance with accounting, tax, employment and data protection laws applicable to its business.

Draft entries and proposals are not final or approved until an authorised customer user has completed the relevant review in HoffmannHub or the connected accounting system.

4. Users and access

Administrators and managers may receive personal access. Operational staff may, when enabled by the customer, use an individual staff ID and PIN on an approved device. The customer must promptly revoke access for former or unauthorised users and notify the Supplier of suspected compromise.

The customer must not circumvent access controls, security mechanisms or usage restrictions.

Access is created only by the Supplier or with the Supplier's express approval. No public or self-service registration is offered.

5. Integrations and third-party services

HoffmannHub may integrate with services such as Cloudbeds, Zettle, e-conomic, Nets, Booking.com, PayPal, banks and other systems selected by the customer. The customer is responsible for its agreements, licences and access rights with those third parties.

The Supplier is not responsible for a third party's availability, changes, data quality or acts. Changes to a third-party API or terms may require changes to HoffmannHub or temporarily limit functionality.

6. Data quality and automation

HoffmannHub uses documented rules and source references. Unknown or ambiguous items may be held for manual review rather than guessed. The customer accepts that automated matching and classification may require human judgement.

The Supplier aims to provide idempotent imports, traceability and control totals, but the customer must continue to perform reasonable checks of periods, amounts and completeness.

7. Availability, maintenance and changes

The service is provided as an ongoing cloud service. The Supplier aims for stable operation but does not guarantee uninterrupted or error-free access. Planned maintenance and necessary security updates may be carried out without notice where reasonably necessary.

Material changes that reduce agreed core functionality will be notified where practicable. The Supplier may change or discontinue features where required by law, security, third-party changes or technical maintenance.

8. Confidentiality and personal data

Each party must keep the other party's confidential information confidential. The Supplier's processing of personal data is described in the privacy notice and, where the Supplier processes data on the customer's behalf, the data processing agreement.

API keys and other integration secrets may only be handled through approved server-side processes and must not be shared through ordinary email, chat or documents.

9. Intellectual property

The Supplier and its licensors retain all rights in HoffmannHub, including software, design, documentation and generic mappings. The customer retains all rights in its own data and materials.

The customer grants the Supplier the limited right to process customer data as necessary to deliver, secure, support and document the service.

10. Fees

Fees, payment terms and usage limits are set out in the customer agreement. The customer bears its own costs for e-conomic, Cloudbeds, Zettle, Vercel, Supabase and other third parties unless expressly agreed otherwise.

11. Limitation of liability

HoffmannHub is a support tool. The Supplier is not responsible for the customer's final bookkeeping, VAT returns, tax, payroll, payments or statutory filings.

The Supplier is not liable for indirect loss, business interruption, lost profit, loss of goodwill or loss caused by third-party services. The Supplier's aggregate liability is limited to the greater of the fees paid by the customer to the Supplier for HoffmannHub during the preceding 12 months and DKK 100,000, unless mandatory law provides otherwise.

The limitation does not apply to wilful misconduct, gross negligence, breach of confidentiality or liability that cannot lawfully be limited.

12. Suspension

The Supplier may temporarily suspend access where necessary to prevent a security risk, unlawful use, material breach or harm to the service or other customers. The customer will be informed as soon as practicable unless prohibited by law or security considerations.

13. Term and termination

Term and termination are governed by the customer agreement. Access ends on termination. Operational customer data will, at the customer's choice, be returned or deleted in accordance with the DPA no later than 30 days after termination. This is subject to accounting records or other documentation retained for longer under the customer's instructions or applicable law, and normal backup overwrite cycles.

The customer must export reports and material it wishes to retain before termination unless another export has been agreed.

14. Governing law and venue

The terms are governed by Danish law. Disputes are subject to the Danish courts, with the Supplier's registered venue as the agreed venue, unless the customer agreement provides for mediation, arbitration or another process.

15. Contact and changes

Questions may be sent to privacy@hoffmannhub.dk.

The Supplier may update these terms. Material changes will be notified with reasonable notice and will apply from the stated effective date. A version incorporated into an existing customer agreement will only change in accordance with that agreement.